Chyby při vytváření To-Do listů, které snižují naši produktivitu

To-Do list je skvělým pomocníkem v boji s produktivitou. Je ovšem potřeba umět ho správně využívat.

To-Do list je vlastně takovou mapou vašeho produktivního dne. Navádí vás, abyste věděli co děláte, ale stále se můžete ztratit, pokud nevíte jak ho správně používat.

Jakým chybám se tedy vyvarovat?

Psaní To-Do listu ráno

Může vám to připadat přirozené, napsat si ráno věci, které chcete ten udělat, to už ale pozdě. Pokud potřebujete být v 8 ráno na schůzce na druhém konci města, už to taky nemusíte stihnout.

Mnohem lepší je napsat si svůj seznam úkolů večer předem nebo dokonce ještě během odpoledne. Můžete si tak v klidu užívat volna a nepřemýšlet o tom, co budete druhý den dělat. Vždyť už to máte napsané a přesně víte, co vás druhý den čeká.

Naplánování si příliš věcí

Pokud váš To-Do list obsahuje tolik věcí, že byste potřebovali týden, ne-li měsíc, abyste je všechny stihli, nevyhnutelně přijde selhání.

Snažte se naplánovat si reálné úkoly, sami musíte odhadnout, jak dlouho vám co zabere, snažte v odhadech práce postupně zlepšovat (například vedením si záznamů, jak dlouho vám co trvalo v minulosti) a vytvářet si tak přesnější plány.

Naše mentální energie je mnohem více limitující faktor než čas. Pokud si budeme dávat nerealisticky velké úkoly, které následně nikdy nesplníme, nebude to k ničemu a naše produktivita bude postupně klesat, než aby tomu bylo naopak.

Zahrnování úkolů „na někdy“

To-Do list = seznam úkolů, které potřebujeme udělat. Nejedná se o seznam úkolů, které bychom chtěli někdy udělat. Pokud vás To-Do list obsahuje vedle nákupu mléka také položku „vylézt na Mt. Everest“, tak si tyto seznam rozdělte. Věci jako vylézt na Everest patří spíše na nějaké seznam přání (bucket list).

Typický To-Do list by měl obsahovat úkoly, které chcete udělat v rámci jednoho dne. Pokud máte velký projekt, na kterém chcete pracovat, napište si přímo na jaké části projektu budete pracovat.

Pokud máte věci, kterých chcete dlouhodobě dosáhnout a jedná se o větší věci, které se na běžný To-Do list nevejdou, vytvořte si nějaký Master list, na který tyto větší projekty a různé nápady budete psát.

Vytváření úkolů bez priorit

Dobrý To-Do list má úkoly rozdělené do priorit. Pokud máte na seznamu řekněme 9 úkolů, zkusit si je rozdělit po třech. 3 úkoly s prioritou – to hlavní co potřebujete v ten den udělat, přes tyto úkoly vlaj nejede. 3 „normální“ úkoly – věci, které potřebujete ten den stihnout, ale není to to hlavní. Tyto úkoly můžete ideálně přehodit na někoho jiného. 3 nedůležité úkoly, věci, které uděláte jen když na ně zbude čas. Pokud ovšem máte nedůležité úkoly na svém seznamu, zamyslete se, jestli tam vůbec mají být.

Vytváření obecných úkolů

Čím přesnější úkol máte, tím snažší pro vás bude si ho odškrtnout. Snažte se vyvarovat obecných slov jako „naplánovat“, „implementovat“ nebo „vytvořit“. Místo „dát dokupy texty pro web“ si napište raději body jako „napsat texty pro úvodní stránku webu a odeslat ke schválení klientovi“.

Nepropojení si To-Do listu s kalendářem

Den má jenom 24 hodin. Pokud máte plný kalendář a k tomu plný To-Do list, nejspíše všechno nestihnete. Vyblokujte si v kalendáři čas pro vaše úkoly.

K lepší organizaci vám také může pomoci spousta aplikací, existují verze zdarma i placené, každý si tak přijde na své.

Vyzkoušet můžete například: Todoist, Wunderlist či Any.Do.